Notas legales para comprender alcances de nuestra política de privacidad en el tratamiento de datos
Mediante el presente documento se adoptan las políticas y el procedimiento general para garantizar el derecho fundamental que consagra la Constitución Política Colombiana en su artículo 15 relativo a la intimidad y el buen nombre de las personas naturales frente a todos los medios, posibilidades o fuentes de vulneración posibles. El marco jurídico que fundamenta la presente Política de Tratamiento son el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la circular externa N° 02 de 2015 y demás normas vigentes en la materia. DHI, garantizará la protección de los datos bajo nuestra política de privacidad. Ello, a través de (i) su responsable, quien ostenta la calidad de representante legal, y (ii) de los encargados, en aquellos eventos en donde la empresa entregue el tratamiento de la base de datos a un tercero. Como consecuencia de lo anterior, tanto responsable como encargados, acogerán íntegramente esta política, junto con las obligaciones y procedimiento que de aquí se desprendan, velando por la implementación de la misma al interior de la Empresa, divulgando su contenido y efectos entre su personal, es decir, entre sus subordinados o dependientes (operadores), y vigilando su cumplimiento. Todo ello, en garantía de la confidencialidad, seguridad y protección de la información de acuerdo a las disposiciones legales anteriormente citadas.
La Empresa realizará la recolección de información a través de sus diferentes medios personales y electrónicos, así como a través de otras sociedades subordinadas o que lleguen a formar parte del grupo empresarial, en caso que se genere. Como consecuencia de lo anterior, la Empresa, a través de su responsable y Encargados, divulgarán la presente Política de Tratamiento de Datos y su personal quedará comprometido a otorgar el debido tratamiento a la información que con ocasión de su trabajo llegase a conocer, observando siempre las directrices trazadas en la presente Política de Tratamiento de Datos. La Empresa deberá garantizar que la información se maneje con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso por personal no autorizado o de manera fraudulenta.
La Empresa estará en todo caso obligada al tratamiento adecuado de la información que le sea suministrada desde su interior y desde el exterior. Como consecuencia deberá recolectar, almacenar, usar, circular, o suprimir, información únicamente dentro del ámbito exclusivamente interno y para los fines propios o del giro ordinario de su actividad económica, siempre que no desborden los límites establecidos por la ley, reglamentos o contratos que la vinculen al titular de la información. Aun siendo información destinada a un tratamiento interno, no podrá ser expuesta ni divulgada ante nadie, aquella que afecta la intimidad del titular, o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, al revelar el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos por nuestra política de privacidad. Los trabajadores y contratistas (personal), al tener acceso a información de sus similares o demás personas que hagan parte de la Empresa, o de aquellos asociados o vinculados a la empresa, obrarán en calidad de operadores de dicha información y como consecuencia deberán usarla y administrarla, observando los fines antes mencionados. Igual calidad, ostentarán cuando se trate de información asociada a los demás sujetos de protección de que trata el numeral relativo a La Información o Datos Personales y sus titulares. El mismo compromiso lo asumirán directivos, socios y representantes legales de la empresa en sus actuaciones individuales o colegiadas. En mérito de lo anterior, la Empresa y quienes la representen a cualquier título, no podrán suministrar información a personas naturales o jurídicas distintas a los titulares de la información, sino para fines lícitos y observando lo establecido en el numeral relativo al Deber de Información al titular.
La empresa a través de quienes la representen a cualquier título, deberá atender con diligencia y oportunidad los requerimientos que versen sobre la información del titular cuando éste los solicite, redireccionándola al responsable para que éste sea quien atienda y dé respuesta al requerimiento presentado, asistiéndole el mismo deber de diligencia en el trámite que se desprenda. Del mismo modo, el titular tiene el derecho a obtener respuesta a sus solicitudes y a que la empresa cree, corrija, modifique o suprima información en sus bases de datos cuando haya lugar a ello. Dicha respuesta, deberá darse al titular dentro de los términos establecidos por la ley estatutaria de derecho de petición o por la que la derogue o modifique. En virtud de lo anterior, el titular de la información tiene derecho a:
Conocer, actualizar y rectificar su información frente a los datos inexactos, incompletos o fraccionados, como aquellos que induzcan a error.
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